05 Onze organisatie

Van 'corset' naar 'soepele pasvorm': Medewerkers voelen zich gesteund door gebruiksvriendelijke systemen en klantgerichte processen, die houvast én ruimte bieden. 

2021 was het tweede jaar van de Coronapandemie. Een jaar dat op dit thema wisselde qua intensiteit en impact. Lefier volgt in haar keuzes de richtlijnen van het RIVM;  waar noodzakelijk scherpten we maatregelen aan, waar mogelijk versoepelden we.

Zo kon een gedeelte van het jaar 'de anderhalve meter' worden losgelaten. En konden we weer meer naar kantoor om te werken, collega’s te ontmoeten en zo de verbinding aan te halen. Lefier heeft dit laten samenvallen met het vaststellen van haar thuiswerkkader. Waarbij medewerkers de helft van hun werktijd thuis mogen werken, met een minimum van twee dagen per week werken op kantoor.

Ook waren er periodes van ‘harde lockdown’, waarin we moesten besluiten tot verdergaande maatregelen. Met als belangrijkste effect voor de klant dat we tijdelijk onze klantpunten moesten sluiten en alleen nog urgente en spoedreparaties uitvoerden. Gelukkig kregen we vooral begrip voor deze genomen maatregelen waarmee we de gezondheid en veiligheid van onze medewerkers en klanten borgden. Het ziekteverzuim is beperkt gebleven.

In het kader van leefbaarheid hebben we niet alle geplande projecten kunnen uitvoeren. Desondanks is er veel gedaan. En ook zijn veel alternatieve projecten in uitvoer gegaan. Onze zichtbaarheid naar onze huurders hebben we zoveel mogelijk kunnen waarborgen.

Verder hadden we lagere huuropbrengsten dan begroot (overheidsmaatregel: geen huurverhoging). Dit effect is gecompenseerd in de verhuurderheffing, echter werd ook weer teniet gedaan door de WOZ stijging. En hebben we voor circa €75K aan huur op de BOG portefeuille kwijtgescholden, gerelateerd aan Corona en de lockdown. We hadden aan de andere kant lagere lasten in de bedrijfsvoering onder meer zichtbaar op reiskosten, opleiding en facilitaire kosten.

Continuïteitsproblemen zijn uitgebleven door gedane procesaanpassingen, voldoende omvangrijke huurinkomsten, waardevastheid van het vastgoed en voldoende financiële buffers (op basis van bij voorbeeld ratio’s Aw/WSW) en liquiditeiten.

De stijging van bouwprijzen als gevolg van mondiaal tekort aan grondstoffen/materialen/menskracht en hoge energieprijzen krijgen wel steeds meer impact, dit in relatie tot onze investeringsratio’s, stijgende onderhoudskosten en hogere woonlasten voor onze huurders (door de stijgende energieprijzen).

Het Corona crisisteam is afgelopen jaar qua intensiteit afgeschaald. Ze houdt de ontwikkelingen echter goed in de gaten en neemt waar nodig bijbehorende maatregelen.

In 2021 kreeg Lefier een nieuw intranet. Verbeterd en gebruiksvriendelijker. Het is voor medewerkers dé plek waar alle relevante nieuws en informatie te vinden is. Collega's kunnen er gemakkelijk zelf berichten en documenten publiceren, zo leren we van en met elkaar.

Het nieuwe intranet is het sluitstuk van het project 'digitaal samenwerken'. Enkele jaren geleden schakelden we bij Lefier al over op de applicaties Microsoft OneNote, SharePoint en Teams. Het intranet is daar in 2021 op aangepast, passend in de SharePoint omgeving. Dat betekent dat er nu één portaal is voor samenwerken, nieuws en informatie. Een portaal dat bovendien overal toegankelijk is - of medewerkers nu op kantoor werken, thuis of in de wijk. Dat draagt allemaal bij aan doelmatiger en efficiënter werken.

Onze externe ICT-helpdesk is in 2021 structureel verbeterd, zodat storingen sneller worden opgelost en medewerkers (en daarmee huurders) gedurende het oplosproces beter geïnformeerd worden.

Begin 2021 had Lefier te maken met storingen rondom de Citrix werkplek. Daarnaast was Outlook zeer traag. In beide gevallen was dit merkbaar voor huurders, onder meer bij het telefonisch klantcontact.  Deze storingen zijn verholpen en onderliggende structurele verbeteringen zijn doorgevoerd zodat de foutkans verkleind is. Dit proces verliep in goede samenwerking met een klankbordgroep en de organisatie werd regelmatig voorzien van informatie en updates. 

Sinds 1 maart 2021 werken we via een gedigitaliseerd werkproces met het personeelsmutatiesysteem van Afas. Deze applicatie maakt het voor managers makkelijker om op eenvoudige en eenduidige manier mutaties aan te leveren bij de afdeling P&O. Je kunt er ook digitale handtekeningen mee zetten. Het proces is hiermee vereenvoudigd en minder foutgevoelig.

Ons echte kapitaal… Dat zijn onze medewerkers. Met elkaar dragen we er iedere dag aan bij dat tienduizenden huurders zorgeloos kunnen wonen, zodat ze op een prettige en probleemloze manier kunnen meedoen aan de samenleving.

Op de peildatum 31 december 2021 waren er bij Lefier 315 mensen in loondienst, samen goed voor 286,4 fte. De formatie nam in de loop van 2021 af met 8,9 fte. Bij Lefier werken 189 fulltimers en 126 medewerkers met een parttime dienstverband.

In 2021 hadden wij 16 vacatures. Precies evenveel als in 2020. Daarnaast was er ook ruimte voor interne mobiliteit; 15 van onze collega's zijn een andere functie gaan vervullen;  acht voor vast en zeven tijdelijk. Nog eens 15 collega’s zijn in 2021 begonnen met tijdelijke, nieuwe taken. Vaak vanuit de flexpool.

Flexpool

De flexpool biedt kansen en mogelijkheden voor medewerkers om door te ontwikkelen en zo hun inzetbaarheid te vergroten, of dat nu binnen of buiten Lefier is. Het is een laagdrempelige ontwikkelfaciliteit om een nieuwe stap te maken, een klus of project te doen of tijdelijk in een andere functie te werken. 

In 2021 is de bestaande Flexpool doorontwikkeld naar een Flexpool 2.0. We hebben kaders, verwachtingen en rollen duidelijker weergegeven. De medewerker neemt zelf het initiatief en houdt de regie. Het is een open en transparant proces, voor iedereen duidelijk. De manager matcht, waarbij we letten op een gezonde, verantwoorde balans tussen het individuele belang, het teambelang en het belang voor Lefier als organisatie als het gaat om kwaliteiten en capaciteiten. Om tot een perfecte match te komen, levert de medewerker een POP (Persoonlijk Ontwikkel Plan) aan. In 2021 konden we 16 nieuwe inschrijvingen in de flexpool noteren, waarmee nu in totaal 88 collega’s staan ingeschreven. 

Generatiepact

Medewerkers van 63 jaar of ouder mogen meedoen aan de regeling die Generatiepact heet. In die regeling werken medewerkers nog maar voor 80% van hun eerdere dienstverband. Terwijl de pensioenopbouw 100% blijft en de medewerker 90% van het eerdere salaris ontvangt. In 2021 hebben 5 medewerkers hiervoor gekozen.

Lefier Academie

In juni hebben we de 'Lefier Academie' gelanceerd, een online platform voor opleiding en persoonlijke ontwikkeling. Eind 2021 blijkt dat de meerderheid van alle medewerkers van het bestaan van de academie weet, maar nog niet iedereen maakt er daadwerkelijk gebruik van. Reden daarvoor is onder meer het ontbreken van aandacht voor de academie in de gesprekscycli. In totaal hebben onze collega's via de academie 948 trainingen gevolgd.

Binnen Lefier ontwikkelden we ook zelf trainingen, zoals AVG & privacy, algemene veiligheidsinstructies en omgaan met agressie. Dit zijn meteen ook de trainingen die het meeste zijn gevolgd in 2021. We zijn gestart met de ontwikkeling van een basistraining 'digitale vaardigheden' voor onze onderhoudsmedewerkers. Daarnaast is een begin gemaakt met het ontwikkelen van een (digitaal) 'onboardings-programma' speciaal voor nieuwe medewerkers. En met het vastleggen van de algemene basiskennis voor alle medewerkers. 

Leerlijnen 

Leerlijnen zijn routes die medewerkers handvatten geven om zich te blijven ontwikkelen in hun functie. En zo mee te groeien met de organisatie. In 2021 ontwikkelden we de laatste van die leerlijnen. Eén leerlijn is on hold gezet, voor de rest zijn alle leerlijnen klaar en beschikbaar.  

Opleiding en ontwikkeling

In onze CAO staat dat medewerkers recht hebben op een bedrag om te besteden aan persoonlijke ontwikkeling. In 2021 maakten 49 medewerkers daar gebruik van; samen hebben ze in totaal zo'n 76.000 euro besteed aan persoonlijke ontwikkeling. 

Daarnaast is er de post opleidingen, bedoeld voor individuele, functiegerichte opleidingen en voor collectieve opleidingen, dus Lefierbreed en voor iedereen. Daar hebben we in 2021 respectievelijk 205.000 euro en 55.000 euro aan uitgegeven.

Ieder jaar stellen we ook weer nieuwe stageplaatsen beschikbaar. In 2021 deden 14 leerlingen en studenten werkervaring op in een stage bij Lefier.

Het ziekteverzuim is in 2021 ten opzichte van 2020 behoorlijk gedaald. Namelijk van 5,3% naar 3,8%. De daling heeft een sterke relatie met de daling van het langdurig verzuim. De coronapandemie en de noodzaak om meer thuis te werken hebben niet tot een hoger ziekteverzuim geleid.

Het langdurig ziekteverzuim is gedaald van 3,9% naar 2,7%. Het percentage frequent verzuim (dat wil zeggen: drie of meer ziekmeldingen van dezelfde medewerker per jaar), is gedaald van 11% naar 7%.

Op het gebied van veilig en gezond werken hebben we in 2021 een aantal belangrijke stappen gezet:

• De Risico Inventarisatie en – Evaluatie (RI&E) is geactualiseerd en uitgebreid met twee nieuwe onderwerpen: de RI&E Covid-19 en de RI&E Thuiswerken. Begin 2021 een grootschalig onderzoek gedaan onder medewerkers, met de vraag: hoe ervaar je het thuiswerken? Daar reageerde ruim 80% van de ondervraagde medewerkers op. De onderzoeksgegevens hebben we onder andere gebruikt bij het opstellen van de thuiswerkkaders.
• Het arbobeleid is geactualiseerd en vernieuwd. Met nieuwe onderwerpen als sociale veiligheid (psychosociale arbeidsbelasting) en hybride werken (thuiswerken).
• De jaarlijkse VCA-audit - gericht op veilig en gezond werken - vond plaats in juni 2021. Ook dit keer heeft Lefier deze audit glansrijk en zonder enige afwijkingen doorstaan. In 2021 zijn 20 medewerkers geslaagd voor hun VCA-diploma. 
• In 2021 zijn we gestart met de herhalingstrainingen agressie en ongewenste omgangsvormen. Van de medewerkers met direct klantcontact heeft 50% deze training ondertussen gevolgd. 
     

Een soepel draaiend Lefier waar medewerkers, huurders en partners graag komen en de weg kennen. 

Proces naar een nieuw ondernemingsplan

Ons nieuwe ondernemingsplan is geschreven in dialoog met onder meer onze medewerkers en onze stakeholders. Van beneden naar boven én van buiten naar binnen. Dus niet opgelegd, maar gemaakt in gezamenlijkheid met mensen van binnen en van buiten Lefier. Continu in contact. Een mooi proces, waarmee we laten zien welke bedrijfscultuur we nastreven; eentje waarbij 'het samen doen' en 'samen bedenken' centraal staan. We willen naast elkaar staan, binnen en buiten onze organisatie, om te leren en gebruik te maken van alle kennis en ervaring die we zelf én onze samenwerkingspartners hebben. 

Herinrichtingsplan 

De bestaande inrichting van de organisatie werd door medewerkers, huurders én stakeholders als ingewikkeld en niet-effectief ervaren. De klant stond nog onvoldoende centraal in de organisatie. Medewerkers van Lefier zoeken naar de goede balans tussen standaardisatie in processen en het bieden van maatwerk. Om deze aandachtspunten op te lossen hebben we een herinrichtingsplan opgesteld. Op 1 maart 2022 staat de nieuwe organisatie op hoofdlijnen.

Betrekken van medewerkers

We hebben de plannen voor een nieuwe, betere inrichting van onze organisatie vroegtijdig met de medewerkers besproken. Op dat moment was het definitieve bestuursbesluit nog niet genomen en er was ook nog geen sociaal plan. Best spannend, maar zo konden we de medewerkers goed betrekken en een aantal vragen en reacties meenemen in het definitief maken van de plannen. 

Sociaal plan afgesloten met de OR 

Omdat er met de vakbonden geen overeenstemming kon worden bereikt over een sociaal plan, besloot Lefier het sociaal plan in overleg met de eigen ondernemingsraad af te sluiten. Een belangrijk en bijzonder proces, waarbij de OR zich als goede sparringpartner heeft getoond én tegelijk stevige onderhandelaar. Het resultaat mag er zijn: een goed en gedegen sociaal plan, waar medewerkers tevreden mee zijn.  

Uitvoering

Vanaf 25 november 2021 is uitvoering gegeven aan het sociaal plan. De 36 voorlopig boventallige medewerkers konden hun belangstelling voor andere functies kenbaar maken. Acht medewerkers hebben gekozen om de organisatie op 1 maart 2022 te verlaten of later in het jaar op 1 september 2022, via een mobiliteitstraject. De overige medewerkers hebben een gesprek gehad voor de functies waar zij belangstelling voor toonden. Er zijn geen gedwongen ontslagen gevallen. Met de medewerkers die de organisatie verlaten, zijn goede afspraken gemaakt over de beëindiging van de arbeidsovereenkomst.