07 Bestuur & toezicht

Lefier staat midden in de samenleving. We dragen zorg voor een goed en betaalbaar (t)huis! Dat doen we op een krappe woningmarkt, met de inzet van maatschappelijk geld. Daarom vinden we goed bestuur en toezicht belangrijk. 

Lefier onderschrijft de Aedescode en de Corporate Governance Code voor woningcorporaties. Deze codes bevatten normen voor goed bestuur en toezicht, transparantie, de manier waarop we verantwoording afleggen aan de samenleving en de manier waarop we met ons geld omgaan. We hebben regels voor bestuur, toezicht en het gedrag van de organisatie vastgelegd in het Governancekader Lefier. 

Bestuursmodel

Lefier kent een eenhoofdig bestuur. De bestuurder is resultaatverantwoordelijk voor de gehele corporatie en haar verbindingen. Samen met de directeuren ontwikkelt zij de strategische koers. In 2021 is dit opnieuw voor vier jaar vastgelegd in het nieuwe ondernemingsplan. De bestuurder realiseert de strategische positie en doelen en is belast met de algehele leiding. De bestuurder stelt beleid vast.  

Reglement bestuur, reglement bestuur-directeuren

De taken en bevoegdheden van de bestuurder zijn vastgelegd in de statuten en verder uitgewerkt in het reglement bestuur. In het reglement bestuur-directeuren staan de taken en mandaten van de directeuren. In het reglement bestuur is ook een kader opgenomen voor de rolverdeling tussen bestuur, raad van commissarissen, audit & control en medezeggenschap (intern en extern).

Directie- en bestuursoverleg
Er is wekelijks directieoverleg met de bestuurder, de directeuren, de bestuurssecretaris en de concern-controller. Deze vergaderingen zijn om-en-om strategisch dan wel besluitvormend. In de week van een besluitvormend directieoverleg is er een bestuursoverleg waarin de bestuurder de besluiten neemt. De vaststelde verslagen van de vergadering en de besluitenlijsten communiceren we altijd met alle medewerkers op ons intranet. 

Strijdige belangen

Elke vorm of schijn van belangenverstrengeling tussen Lefier en de bestuurder wordt vermeden. In 2021 was er geen sprake van tegenstrijdige belangen met betrekking tot de bestuurder, zoals bedoeld in artikel 3.7 van de Governancecode Woningcorporaties.

Mevrouw E.M. (Elles) Dost 

• Geboortedatum: 16-05-1969
• Zittingsperiode: vanaf 01-01-2020
• Nevenfuncties:
  • lid RvT Zorggroep Groningen
  • lid dagelijks bestuur Nationaal Programma Groningen
  • bestuurslid Menno Jeltemastichting Niekerk
  • bestuurslid stichting Vesting Oudeschans (per 9 juni 2021)

Toezichtsbrief Autoriteit woningcorporaties (Aw)

Op 16 februari 2021 ontvingen wij de jaarlijkse toezichtsbrief van de Autoriteit woningcorporaties (Aw). Het basisonderzoek gaf geen aanleiding voor nader onderzoek. De risico-inschatting voor Lefier is benoemd als 'laag' op alle onderdelen van het beoordelingskader. Dit betekent dan ook dat de Autoriteit ons geen interventies oplegt. De Aw constateert dat Lefier veel veranderingen heeft doorgemaakt, met verschillende organisatieontwikkelingen en de komst van een nieuwe bestuurder. De Aw heeft de indruk, onder meer op basis van het gesprek met bestuurder, dat dit over het algemeen positieve ontwikkelingen zijn voor Lefier. 

Governance inspectie 

Op 7 september 2021 heeft de Aw een inspectie uitgevoerd bij Lefier. Het gaat om een gebruikelijke inspectie, die elke 4 jaar plaatsvindt. Het doel is om te toetsen of de corporatie (nog) voldoet aan de criteria die de Aw stelt aan een goede governance. De Aw heeft hiervoor onder meer gesprekken gevoerd met bestuurder, met de RvC en met de OR.

De Aw stelt dat op basis van de aangereikte stukken en de gevoerde gesprekken tijdens de governance inspectie een goed beeld van de opzet en werking op onderdelen van de governance is verkregen. De Aw spreekt van "prettige gesprekken, die in openheid plaatsvonden". Het risico met betrekking tot de governance is 'laag', zo constateerde de Aw.

Beoordeling risicoprofiel WSW

Op 26 januari 2022 ontving Lefier de jaarlijkse  'Beoordeling risicoprofiel' van het WSW. Het WSW oordeelt net als vorig jaar dat het risicoprofiel van Lefier 'gemiddeld' is. De realisatiegraad blijft een aandachtspunt. Het WSW geeft aan dat wanneer tevens de financiële positie in ogenschouw wordt genomen, er naar de mening van het WSW sprake is van een solide corporatie.

De raad van commissarissen (RvC) houdt toezicht op het functioneren van het bestuur en de algemene gang van zaken binnen de organisatie. De raad geeft gevraagd en ongevraagd advies en heeft een werkgeversrol voor de bestuurder.

De RvC van Lefier laat zich leiden door een toezicht- en toetsingskader. Dit bestaat uit wet- en regelgeving, de Governancecode Woningcorporaties en de eigen statuten en reglementen. In het toetsingskader staan zeven speerpunten:

Externe focus

• Lefier als klantgerichte organisatie, georganiseerd rondom de dienstverleningsprocessen vanuit het perspectief van de vraag van de huurder, passend bij de eisen van de tijd.
• Lefier als professionele samenwerkingspartij in het maatschappelijk veld, richting huurders, gemeenten en collega-corporaties.
• Optimaal inzetten op betaalbaarheid, zonder de goede balans te verliezen; ook betaalbaarheid heeft een prijs.
• Verbeteren van communicatie met huurders, tijdiger signaleren, meer in verbinding zijn, minder zenden en meer luisteren.

 Interne focus

• Het borgen van de financiële continuïteit en het investeringsvermogen. Het toetsen van de bodem onder een duurzaam gezonde organisatie die risico’s beheerst én innovatief durft te stretchen.
• Ontwikkeling en professionalisering van de organisatie, de manier waarop de organisatie-inrichting de doelen ondersteunt. Waarbij alle medewerkers verantwoordelijkheid voelen en nemen voor hun bijdrage aan de doelen van Lefier en management en directie dit ondersteunen en richting geven. 
• Vertalen van deze ontwikkeling in een Lefier-cultuur waarin mensen zich veilig voelen en een constructieve bijdrage leveren aan de organisatiedoelstellingen én - in de mate waarin dat nodig is - in aanpassing van de organisatie. Het leggen van eigenaarschap bij ieder die dat kan dragen en de ontwikkeling naar een volwassener organisatie met daarbij passende verhoudingen is hier onderdeel van.

Bij elke reflectie is het goed je te realiseren: ‘wat is ons primaire proces, en voor wie doen we wat we doen?’ Dit betekent dat bij ons denken en doen zowel de huurder als de medewerker een toetssteen zijn. Wat hebben onze huurders nodig en hoe betrekken wij hen en hun leef- en woonomgeving bij de corporatie? Hoe betaalbaar, comfortabel en duurzaam is hun woning? Worden zij op tijd en goed geholpen, bijvoorbeeld met het onderhoud van hun woning? Hoe spelen wij in op actuele ontwikkelingen zoals (dreigende) energiearmoede? Benutten we de kwaliteiten van onze medewerkers voldoende? Wat is nodig om goede mensen te behouden voor de organisatie?

Afgelopen jaar heeft ieder RvC-lid haar of zijn verantwoordelijkheid genomen door deze essentiële vraag met regelmaat te stellen. Aan zichzelf en aan elkaar.

Corona

Tegen de aanvankelijke verwachtingen in hield de Covid-19 plaag het land ook in 2021 nog in haar greep. Opnieuw werden raad en bestuurder op de proef gesteld om vergaderingen van de RvC- en commissies goed vorm te geven. De commissies vergaderden vooral online, bij RvC-vergaderingen werd waar mogelijk en binnen de geldende adviezen en maatregelen, gekozen voor de fysieke ontmoeting. Vorig jaar werden we ons nog sterker bewust van het grote belang van de informele tussenruimte voor de cohesie in het team en het ontwikkelen van onze collectieve denkkracht.

Kwaliteit van het collectief

Het RvC-team ontwikkelde zich krachtig verder in haar samenwerking. We benutten meer en meer de diversiteit van achtergronden van de leden. Een van de belangrijke uitdagingen van een goed functionerend toezichtsorgaan is dat het een collectief, slim systeem wordt waarin niets ongezegd blijft. Zowel onderling als in de relatie met de bestuurder. Deze raad ontwikkelt zich hierin steeds verder en de sfeer tijdens de vergaderingen is constructief. De uitgebreide Governance-inspectie van de Autoriteit woningcorporaties (Aw) bevestigde dit beeld. Het mooie was dat dit niet alleen werd opgetekend uit de mond van de verschillende leden, maar dat het zich ‘in levende lijve’ voordeed tijdens de aanwezigheid van de auditers. Namelijk bij een gesprek tussen RvC-leden die elkaars verschil van inzicht probeerden te doorgronden. Ik begin deze terugblik dan ook nadrukkelijk met de kwaliteit van het collectief, omdat dit het fundament is van de wijze waarop belangrijke inhoudelijke en procedurele onderwerpen dit jaar besproken zijn.

Samenwerking met de bestuurder

De raad heeft het afgelopen jaar de samenwerking met de bestuurder als constructief en professioneel ervaren. Elles Dost heeft in 2021 de belofte van de match tussen gewenst profiel en haar curriculum vitae meer dan waargemaakt.

Nieuw ondernemingsplan en herinrichting organisatie

Het is het jaar dat er samen met medewerkers, in een zorgvuldig proces, een nieuwe organisatie is ontwikkeld. Dit proces leidt uiteindelijk tot keuzen in strategie en inrichting. De raad is goed meegenomen en betrokken in dit proces, waardoor ze haar rol goed kon vervullen. Commissarissen en bestuurder werden in de opeenvolgende fasen aangesproken op verschillende kwaliteiten. Tijdens de ontwikkeling ging het vooral om vertrouwen en ruimte. Naarmate het moment van besluitvorming dichterbij kwam, werden transparantie, standvastigheid, verbinding en daadkracht essentieel. De raad heeft ook specifiek oog voor de wijze waarop het directieteam samenwerkt. Bij een groot deel van de RvC-vergaderingen was het voltallige directieteam aanwezig.

Benoemingen en herbenoemingen

Met het vertrek van Ineke Donkervoort, na het beëindigen van haar tweede termijn, raakten we in de RvC een bevlogen en zeer ervaren toezichthouder kwijt. Houkje Rijpstra kwam het team versterken. Iemand met brede ervaring en wijsheid op het gebied van volkshuisvesting, sociaal domein en verduurzaming. Ineke van Gent en Eric Koenen zijn herbenoemd. We stelden ons allebei met vol enthousiasme opnieuw kandidaat. Ondanks het feit dat er puur op aanvullende kwaliteiten is geselecteerd, ben ik blij dat de samenstelling van de raad een goede man-vrouw balans heeft behouden.

Proces werving & selectie en inwerkprogramma

De werving en selectie voor Houkje Rijpstra werd ondersteund door bureau Roel&Jasper. Vanuit een longlist, ook gedeeld met gehele RvC en de bestuurder, heeft de selectiecommissie (bestaande uit een vertegenwoordiging van huurdersorganisatie en RvC) vier kandidaten gesproken. De bestuurder was als adviseur bij de gesprekken aanwezig.

De selectiecommissie was unaniem in haar oordeel dat Houkje Rijpstra het beste past bij het profiel en bij de RvC als team. De huurdersorganisaties hebben dan ook schriftelijk Houkje Rijpstra voorgedragen. Een kennismaking met de overige twee leden van de raad resulteerde tot slot in het voornemen om Houkje Rijpstra te benoemen tot lid van de raad, op voordracht van de huurdersorganisatie. Na een positieve zienswijze is zij per 19 april 2021 formeel benoemd.

Tot het inwerkprogramma behoorde een rondleiding door het werkgebied door een gebiedsmanager en een bewonersparticipant, naast kennismakingsgesprekken met de directeuren en de coördinator huurdersorganisaties. Daarnaast volgen nieuwe leden standaard bij het VTW de masterclass 'De nieuwe commissaris’.

Net als in de afgelopen jaren heeft de raad in 2021 tijd besteed aan een aantal dossiers die meerjarig aandacht vragen, om zaken goed te volgen en te borgen. De raad kwam zes keer bijeen in een formele RvC-vergadering en vijf keer in een extra overleg. In 2021 heeft tweemaal een overleg plaatsgevonden conform artikel 24 WOR tussen RvC (commissie bestuurszaken), OR en bestuurder, waarbij het veranderproces van de organisatie besproken is en beelden zijn uitgewisseld. De auditcommissie heeft op gezette tijden overleg met de externe accountant belegd; ook het jaarlijks gesprek buiten aanwezigheid van de bestuurder.

In contact met huurders(vertegenwoordiging)

De RvC vindt het van belang om goed in contact te zijn met de huurdersorganisaties en te horen wat voor hen van belang is. Daartoe heeft de raad in 2021, middels haar commissie maatschappelijk presteren, goede gesprekken gevoerd. Ook was een delegatie van de raad toehoorder bij het bestuurlijk overleg in maart van dit jaar, waarin het ondernemingsplan onder meer onderwerp van gesprek was. De laatste maanden van het jaar heeft de commissie maatschappelijk presteren een actieve rondgang langs alle huurdersorganisaties gehouden. De uitgebreide gesprekken in deze rondgang verliepen in een prettig en open sfeer. Veel thema’s, praktijkvoorbeelden, goede én slechte voorbeelden en anekdotes passeerden de revue. Er is een brede tevredenheid over het ondernemingsplan en de samenwerking is gegroeid en in basis goed. Zorgen zijn er onder meer over de toenemende kwetsbaarheid van mensen in wijken en buurten, energiearmoede en verduurzaming. Voor het vervolg zijn met de organisatie afspraken gemaakt over verbeteractiviteiten, de voortgang hiervan zal blijvend worden gemonitord.  

Terug naar de essentie

De RvC hield al in 2020 een pleidooi om zaken niet onnodig complex te maken en waar mogelijk de stukken terug te brengen tot essenties, dilemma’s en in minder ambtelijke taal. Dit streven is door de bestuurder en haar team in 2021 goed vormgegeven. Het heeft de effectiviteit van de vergaderingen vergroot.

Specifieke thema’s en onderwerpen

In de RvC-vergaderingen is aandacht besteed aan de doorontwikkeling van de Lefier-organisatie, visie en strategie, het waarborgen van de financiële continuïteit, de organisatievernieuwing en de gevolgen daarvan in de praktijk. Het toezicht- en toetsingskader was leidend bij de thema’s die via de agenda van de raad zijn besproken en waar besluiten over zijn genomen. In de opstelling van de agenda is in de loop van 2021 de traditionele structuur doorbroken, waarmee ruimte wordt gemaakt voor de verdiepende thema’s, de onderliggende vragen en mogelijke onrust. De notulen, verslagen en mededelingen krijgen later in de agenda aandacht. Dit bleek goed te werken in 2021.

Naast de reguliere thema’s van belang, zoals de kaderbrief, de portefeuillestrategie, investeringsbesluiten en auditplan die op de agenda van de raad passeren, kregen de onderstaande onderwerpen in 2021 speciale aandacht:

• Het ondernemingsplan en de organisatie inrichting;
• Het onderhoudsproces en de waardering van huurders;
• De financiële strategie en de financieringsstrategie, de complexe prestatieanalyse;
• Klantgerichtheid en continu verbeteren;
• De samenwerkingsovereenkomst Bouwstroom Drenthe;
• Ontwikkeling Stadshavens;
• De door Aedes voorgestelde oplossing voor Vestia is uitgebreid besproken. Solidariteit is belangrijk in de sector, begrenzing daarvan in de vorm van voorwaarden en een werkbare constructie, beide zaken vond de raad van belang om de bestuurder mee te geven in het voorstel van de leningenruil.

Zelfevaluatie

Jaarlijks evalueert de raad het eigen doen en laten. In 2021 gebeurde dat op 29 januari, onder begeleiding van een externe adviseur, Erik Boers. Voorafgaand vond een governancecheck plaats. Daarbij wordt het doen en laten van de raad getoetst aan het eigen governance- en toezichtkader, de Governancecode en de relevante delen van de Woningwet. Ook is gekeken naar de verdeling in kennis en competenties, zoals vastgelegd in de door de Autoriteit woningcorporaties ontwikkelde competentiematrix.

Governancecode Woningcorporaties

De raad constateert dat het handelen van Lefier en de borging in het eigen governancekader past binnen de code. Ook ten aanzien van de eis dat bestuur en RvC een gezamenlijke visie op besturen en toezicht hebben, is geconstateerd dat dit in 2021 voldoende onderwerp van gesprek is geweest. Het heeft echter nog niet geresulteerd in een specifiek visiedocument. In 2021 heeft het ondernemingsplan 2021-2025 van Lefier vorm gekregen. Dit zal in 2022 leiden tot een gezamenlijke én uitgeschreven visie op besturen en toezicht. Ook de visie op opdrachtgeverschap en beleid van aanbestedingen krijgt in 2022 vorm op papier.

Meldingen Autoriteit Woningencorporaties (Aw)

Er zijn in het verslagjaar geen formele meldingen gedaan bij de Aw.

Beoordeling en bezoldiging bestuur

De RvC is verantwoordelijk voor het toezicht op het functioneren van de bestuurder van Lefier. Daaronder valt ook de jaarlijkse evaluatie en beoordeling. En, wanneer dat nodig is, de benoeming, schorsing of het ontslag. De commissie bestuurszaken vervult primair deze rol. In het kader van de beoordeling van de bestuurder haalt de commissie wisselend intern en extern feedback op.

Bezoldiging bestuur

Voor Lefier is hierbij de Wet normering topinkomens (WNT) leidend. Een toelichting op de bezoldiging van de bestuurder op grond van de WNT staat in de toelichting van de enkelvoudige jaarrekening.

Onafhankelijkheid en integriteit RvC

De leden van de RvC zijn onafhankelijk en opereren zonder last of ruggespraak. Zij hebben op geen enkele wijze belangen in de Stichting Lefier. De RvC bewaakt het principe van onafhankelijkheid volgens de criteria in de Governancecode Woningcorporaties, bepaling 3.27 en de Woningwet, artikel 30.5 en 30.6. De toezichthouders hebben deze criteria onderling besproken en mondeling gecontroleerd, zowel bij de RvC-leden als bij het bestuur. Hieruit bleek dat er geen sprake is van (transacties met) tegenstrijdige belangen waarbij toezichthouders of bestuurders betrokken zijn of zijn geweest.

Honorering RvC

De honorering van de RvC is gekoppeld aan de zwaarte van de functie van de afzonderlijke leden van de RvC, rekening houdend met maatschappelijke waarden en normen. Voor 2021 is de honorering als volgt vastgesteld:

• Leden raad van commissarissen: € 16.850,- excl. btw
• Voorzitter raad van commissarissen: € 25.150,- excl. btw

De kilometervergoeding voor RvC-leden is omlaag gebracht naar 19 cent per kilometer.

De bedragen liggen binnen de maximale bezoldiging volgens WNT-regelgeving en het Besluit honoreringen toezichthouders van de Vereniging Toezichthouders Woningcorporaties.

Declaraties RvC

De leden van de raad van commissarissen hebben in 2021 de volgende declaraties ingediend voor reiskosten, parkeergelden en opleidingen:

De komende jaren liggen er stevige uitdagingen voor de bestuurder en haar team. De RvC streeft continu naar verbetering op de ingeslagen weg en hecht belang aan de rollen die ze daarin op zich kan nemen. Daarin ziet zij punten ter verbetering van het eigen proces. Zij nam zich voor in 2021, om naast de formele en reguliere taken, meer tijd te nemen voor het verdiepende gesprek over het huurdersbelang, de ontwikkeling van de organisatie in relatie tot haar doelstellingen én het benoemen van de onrustpunten. Met andere woorden: de dilemma’s, de verhalen achter de cijfers. Dit mag in 2022 nog meer expliciete aandacht krijgen, met name omdat het komend jaar de verdere implementatie van de keuzes uit het veranderproces zal plaatsvinden.

Ook scholing en verdieping willen we in het team laten plaatsvinden, eventueel samen met commissarissen van andere corporaties, om van elkaar te leren en elkaar te inspireren.

Een punt zetten maakt ruimte voor een nieuw begin...

Met dit jaarverslag zetten we een punt achter het bijzondere jaar 2021. Het was in veel opzichten weer een bijzonder jaar voor iedereen, zowel zakelijk als op persoonlijk vlak. Bijzonder door de coronamaatregelen waar we allemaal mee te maken kregen, maar zeker ook bijzonder door alle nieuwe ontwikkelingen, vraagstukken en besluiten binnen onze eigen organisatie Lefier.

Een paar bijzonderheden, waar wij als ondernemingsraad erg druk mee zijn geweest zetten wij nog even extra in de schijnwerpers: de andere aanpak bij het maken van het ondernemingsplan, het inrichtingsplan en het sociaal plan.

Ondernemingsplan Lefier

Het ondernemingsplan is op een andere manier dan voorheen tot stand gekomen, namelijk niet 'van bovenaf opgelegd', maar 'van binnen naar buiten' en 'van onder naar boven'. Een nieuwe tijdelijke functie deed zijn intrede: Leflopers. Leflopers zijn collega’s die intensief betrokken waren bij het proces van de totstandkoming van het ondernemingsplan. Ook de ondernemingsraad zat als sparringpartner en gesprekspartner aan tafel met de bestuurder, in de rol van proactief meedenker, soms ook als kritische en moedige waakhond. Wij hebben onze zienswijze over het ondernemingsplan met de bestuurder goed kunnen delen. De bestuurder heeft veel van die zaken meegenomen in de uitwerking van het inrichtingsplan.

Het inrichtingsplan

De volgende stap was: hoe moet de nieuwe organisatie eruit zien, ‘ons nieuwe Lefier’? De directie nam het initiatief om na te denken over een nieuwe inrichting van de organisatie, beter passend bij de voorgenomen opgaven en ambities. Daarvoor werden eerst 'inrichtingsprincipes' benoemd, om vervolgens een nieuwe inrichting concreet uit te werken. Ook bij deze verkennende gesprekken zaten wij als OR vanaf het begin met de bestuurder om tafel, in onze formele rol en soms ook informeel. Zo spraken wij elkaar regelmatig. Op die manier konden we meteen invloed uitoefenen op zaken die besproken werden en op zaken die ons als vraag/dilemma werden voorgelegd. Én tegelijk waren we in de gelegenheid om extra aandacht te vragen voor de dingen die voor ons net zo goed belangrijk zijn, zoals onder andere de ‘zachte kant’, onze cultuur, de collega’s, de samenwerking en verbinding onderling.

De adviesaanvraag hebben wij in behandeling genomen. Onze collega's konden steeds in speciaal daarvoor georganiseerde inloopbijeenkomsten vertellen wat zij ervan vonden. Daar gaven ze hun mening spontaan, of als antwoord op onze vragen. 

Nieuwe rol OR

Een bijzondere ontwikkeling was het feit dat de bestuurder, na het definitief stranden van de onderhandelingen met de vakbonden om te komen tot een sociaal plan, ons als OR vroeg of we bereid waren om in plaats van de bonden het overleg op te starten voor het maken van een sociaal plan.

Geen makkelijke keuze; het leverde binnen de OR een pittig afwegingsproces op, langs alle ‘voors’ en ‘tegens’ van zo'n besluit. Uiteindelijk hebben we de handschoen weloverwogen opgepakt, in overleg en in nauwe samenwerking met onze adviseur. Achteraf kunnen we wel zeggen dat onze moed beloond is: de onderhandelingen hebben geleid tot een goed sociaal plan voor alle collega’s.

Èn 2021 was ook het jaar waarin . . .

• we afscheid namen van ons OR-lid Marieke Hoefsloot en dat wij Riëm Kamphuis, eind november als nieuw OR-lid verwelkomden;
• verschillende collega’s een kijkje namen in de OR-keuken;
• wij weer op locatie konden vergaderen; we kozen er bewust voor om het te blijven combineren met digitaal vergaderen;
• wij als OR onze eigen voorjaarstrainingsdag hebben georganiseerd; we spraken er vooral over wie wij als OR willen zijn, hoe wij dat gaan doen en hoe we dat laten zien;
• wij in het art. 24 overleg in het voor- en najaar met een afvaardiging van de Raad van Commissarissen en de bestuurder om tafel zaten om te praten over de ontwikkelingen binnen Lefier en de OR. Wederom brachten we onze zorgen ter sprake, voor het borgen van een goede medezeggenschap ook in de toekomst;
• wij onze inbreng hebben geleverd aan het georganiseerde governance inspectiegesprek met de Autoriteit wonen;
• wij intensief en op een goede, constructieve manier samen hebben gewerkt met onze bestuurder Elles Dost;
• wij met enige regelmaat een 'bijpraatafspraak' organiseerden met de directeuren/managers over lopende projecten, zoals bijvoorbeeld professioneel opdrachtgeverschap, de implementatie van het proces voor verhuurmutaties, DO-live, P&O zaken en de ICT-organisatie.

Overleg

In 2021 overlegden we negen keer met de bestuurder en twee keer met een delegatie van de RvC. Ook informeel wisten wij elkaar vaak te vinden om met elkaar van gedachten te wisselen.

Naast de adviesaanvragen en instemmingsverzoeken hebben we aandacht besteed aan de verbinding als OR met de medewerkers en onderling als leden van de OR.

Adviesaanvragen

In 2021 bracht de OR over de volgende onderwerpen advies uit aan de bestuurder:

• adviseur inrichtingsplan;
• inrichtingsplan en sociaal plan.

Wij hebben de bestuurder onze memo overhandigd over het implementatieplan verhuurmutatieproces en onze zienswijze op het ondernemingsplan.

Instemmingsverzoeken

In 2021 heeft de OR ingestemd met 3 instemmingverzoeken:

• Opleidingskaders;
• Update van de RI&E;
• Arbobeleid.

Samenstelling

De voltallige OR kan, gelet op de grootte van Lefier, bestaan uit 7 leden. Op dit moment zijn er 5 stoelen bezet. Dit zijn onze OR-leden: Douwe Bakker, voorzitter; Wilfred Schepers, Former Kuipers, Janna Speelman en Riëm Kamphuis. Annemarie Zieck ondersteunt de OR als ambtelijk secretaris. Bij de OR-verkiezingen in maart 2022 zijn Janna Speelman en Riëm Kamphuis herkiesbaar. Voor de overige drie OR-leden eindigt de zittingstermijn.

Vooruitblik 2022 ‘de reis naar het nieuwe begint met een eerste stap’

Nieuw is het sleutelwoord voor het jaar 2022:

• een nieuw jaar, een nieuw elan;
• nieuwe mogelijkheden, nieuwe kansen, nieuwe uitdagingen, nieuwe problemen en nieuwe oplossingen;
• nieuwe verbindingen en ontmoetingen;
• nieuwe manieren van samenwerken en overleggen;
• de nieuwe organisatie-inrichting ‘ons nieuwe Lefier’;
• nieuwe functies, nieuwe processen, nieuwe leidinggevenden;
• nieuwe leden voor een nieuwe ondernemingsraad;
• nieuwe manieren van medezeggenschap onderzoeken en organiseren;
• …

Om met een quote van Johan Cruijff af te sluiten: ‘Alleen kun je niets, je moet het samen doen!’
Laten we er dus samen een mooi nieuw jaar van maken!

In de statuten van Lefier is vastgelegd dat het bestuur jaarlijks een volkshuisvestingsverslag en een jaarrekening oplevert, die moeten voldoen aan de voorschriften die ter zake gelden voor toegelaten instellingen van de Woningwet.

De RvC verleent de opdracht tot controle van de jaarrekening van de stichting. Deze opdracht wordt gegeven aan een door de RvC aangewezen accountant.

Het jaarverslag en het volkshuisvestingsverslag moeten worden vastgesteld door het bestuur en vervolgens ter goedkeuring worden voorgelegd aan de RvC.

Het bestuur stelt jaarlijks de jaarrekening op. Vaststelling van de jaarrekening geschiedt door de RvC, nadat zij kennis hebben genomen van de bevindingen van de accountant.

Het bestuur van Lefier heeft de jaarrekening 2021 opgemaakt en heeft het jaarverslag 2021 vastgesteld. Het bestuur van Lefier verklaart dat alle middelen in het verslagjaar zijn besteed in het belang van de volkshuisvesting.

Groningen, 22 april 2022

Elles Dost, bestuurder

De leden van de RvC van Lefier verklaren kennis te hebben genomen van het volkshuisvestingsverslag en de jaarrekening en de daarbij behorende door de accountant afgegeven goedkeurende controleverklaring.

De RvC heeft goedkeuring verleend aan het jaarverslag en heeft besloten om de jaarrekening vast te stellen.

Groningen, 22 april 2022

E.V. Koenen (Eric)

L.T. van Bloois (Leendert) 

W. van Gent (Ineke) 

W. van Olst (Wichert) 

H. Rijpstra (Houkje)